Bras droit du Directeur, l’assistant administratif est le responsable du bon déroulement de la société sur le plan administratif. Pilier de la bonne transmission des informations entre les employés, sa présence est indispensable. C’est une personne très polyvalente dont les compétences doivent s’adapter à la structure de la firme dans laquelle elle travaille. Ce poste n’est accessible qu’à des profils spécifiques de candidats. Avec les bons diplômes en poche, nous vous indiquons toutes les informations à savoir si vous souhaitez devenir un assistant administratif.
Les missions attribuées à un assistant administratif
Le poste est accessible autant aux hommes qu’aux femmes. L’assistant administratif est le secrétaire de l’entreprise. Il s’occupe de toutes les tâches relatives à la vie professionnelle de la firme. Il est chargé de gérer et d’organiser les dossiers administratifs de la société. Selon l’organisation interne, il est appelé également à :
- Être responsable des ressources humaines, en assurer la bonne gestion ;
- S’occuper de la comptabilité de la société ;
- D’organiser les réunions et les rencontres avec les collaborateurs ou les investisseurs. Il peut assister aux réunions et effectuer des comptes rendus des sujets évoqués ;
- Traiter divers dossiers relatifs au bon déroulement de la gestion sociétale ;
- Préparer les déplacements professionnels, orienter les clients mais aussi les personnels en fonction des demandes et des tâches à réaliser ;
- Gérer les mails, répondre à ceux-ci ou rédiger des documents à la demande des supérieurs hiérarchiques.
La liste des tâches à effectuer n’est pas exhaustive. Cela dépend de la société, de ses besoins et du secteur d’activité. Pour devenir assistant administratif, il est recommandé d’être flexible et ouvert à la réalisation de missions de natures différentes.
Les compétences exigées par le poste
En rapport avec les tâches rapportées, des compétences spécifiques sont requises pour devenir assistant administratif :
- La polyvalence : c’est la compétence essentielle recherchée chez les postulants. La personne devra être capable de passer d’une tâche à une autre sans difficulté. L’organisation est de rigueur pour éviter l’accumulation des tâches non effectuées pouvant affecter l’organisation de la société ;
- Maîtrise des outils bureautiques et d’autres logiciels pour la communication interne de l’entreprise ;
- D’excellentes capacités relationnelles : l’assistant saura établir une bonne communication et échanger avec les autres employés;
- Une excellente capacité rédactionnelle : l’assistant administratif devra savoir rédiger et synthétiser les informations. Une bonne maitrise des langues est requise. Il doit savoir transmettre les informations de manière concise et bien choisir les bons supports de communication.
La personne devra s’adapter aux changements et maîtriser les nouveaux outils proposés par la société. Des compétences en comptabilité, l’utilisation de logiciels et la maîtrise de langues sont indispensables. C’est le cas de la langue anglaise pour les firmes travaillant à l’international.
Les qualités recherchées chez un assistant administratif
L’assistant administratif, pour mieux atteindre ses objectifs, doit posséder les qualités suivantes :
- Posséder une excellente capacité relationnelle : c’est un soft skill très demandé. L’assistant communique avec la direction, les employés et les collaborateurs. Il doit savoir comment établir une bonne relation professionnelle ;
- Être une personne capable de gérer le stress surtout lorsqu’il doit boucler plusieurs dossiers en même temps;
- Savoir rester professionnel en évitant d’être subjectif sur les décisions à prendre;
- Devenir un intermédiaire social : il devra être capable d’établir des liens professionnels avec tous les types de profils d’employés. C’est le cas surtout des personnes qui s’isolent ou celles qui ont du mal à communiquer avec autrui.
Le métier n’est pas facile car il faut être quelqu’un de très souple, sérieux et concentré à toute heure de la journée.
Parcours académiques et formations indispensables
Pour les postulants, les diplômes suivants vous aideront à accéder au poste :
- Pour le degré minimum, un BEP ou un CAP sont suffisants ;
- Les BTS ouvrent plus l’accessibilité, avec une spécialisation dans les domaines suivants: Gestion de la PME, Support à l’action managériale, Gestion des administrations, Gestion des entreprises, BTS en comptabilité.
Les formations sont conseillées pour les personnes souhaitant ne pas effectuer un long cursus universitaire. Elles sont adaptées aux réorientations et réinsertions professionnelles. Des formations en assistanat administratif sont les plus adaptées. Les stages en immersion professionnelle dans le domaine sont des atouts pour ceux qui veulent postuler pour le métier.
Le cadre de travail d’un assistant administratif
Étant rattaché directement à la direction et à d’autres services de la société, l’assistant administratif passera son temps dans les locaux de la société. Son environnement de travail est très restreint car limité à son bureau. Cela peut être alors frustrant pour les personnes qui veulent changer de cadre environnemental.
Les déplacements professionnels sont rares, surtout les voyages en extérieur. Il arrive que l’assistant se déplace avec ses supérieurs hiérarchiques lors de réunions dans d’autres sociétés. Lors de grands voyages, il accompagne les personnels de Direction lors de rencontres professionnelles.
Horaires et salaires d’un assistant administratif
Les horaires classiques sont fixés pour le métier d’assistant administratif : de 9h à 17h. Ces horaires sont variables en fonction de la société. Si plusieurs tâches sont à accomplir durant les journées, l’assistant peut être amené à effectuer des heures supplémentaires. C’est le cas lors des réunions tardives ou la saisie d’un compte rendu de dossier important.
Un assistant débutant touchera un salaire annuel de 18 000 euros, équivalant à 1500 euros par mois. Avec de l’expérience et des années à exercer dans le domaine, l’assistant peut espérer toucher jusqu’à 30 000 euros. Selon la société, l’employé peut profiter d’un bonus ou de tickets pour les repas ou le transport.
Le cas des assistants administratifs indépendants
Les assistants administratifs indépendants sont des personnes travaillant à leur propre compte. Ce sont des prestataires payés par service rendu ou par heure de travail honorée. À la différence des employés, les indépendants ne postulent jamais. Ils se présentent en tant que prestataires et sont responsables d’élargir leur portefeuille de clients. Cela est possible en :
- Se présentant soi-même à la société ou aux responsables hiérarchiques de celle-ci ;
- Être recommandé par une tierce personne. Il faut que le bouche-à-oreille vante la qualité de votre service. Vous aurez alors d’excellentes références, gage de votre professionnalisme auprès des autres clients ;
- Faire de la prospection sur les réseaux.
Le salaire d’un assistant administratif indépendant est variable. Pour ceux avec une liste importante de client, les salaires peuvent atteindre les 5 000 euros mensuels pour les experts.
Perspectives d’évolutions professionnelles
En travaillant deux ans minimum en tant qu’assistant administratif, on peut espérer occuper le poste d’assistant de direction. Il est possible de se rediriger vers le poste de secrétaire comptable ou devenir un gestionnaire d’entreprise confirmé. Basculer vers le privé pour ceux qui ont travaillé dans le public est aussi envisageable. Les opportunités suivantes sont également accessibles:
- Assistant commercial ;
- Administrateur de vente ;
- Responsable dans le service des ressources humaines ;
- Télé-secrétaire.
Le choix de l’évolution et de la reconversion dépendent de l’expérience et l’aptitude de l’employé.
Le métier d’assistant administratif semble d’emblée facile. S’il est accessible avec un CAP, BEP et BAC, avoir un BTS dans le domaine est un atout. C’est un poste qui exige une grande polyvalence car l’assistant sera appelé à réaliser des tâches de natures diverses. Il doit faire preuve de concision et de sérieux lors de la réalisation de ses missions. Son professionnalisme assure le bon déroulement de l’entreprise et des accords signés avec les autres collaborateurs et investisseurs.
