Vous êtes travailleur indépendant et vous exercez une activité de vente de biens ou de prestation de services ? Quelle que soit la nature de votre activité, vous devez respecter des obligations en matière de facturation. Pour ce faire, il convient d’utiliser un outil de facturation à la fois fiable et conforme. Dans cet article, nous vous disons tout sur les logiciels de facturation, c’est parti !
Faut-il une formation pour utiliser un logiciel de facturation ?
Bonne nouvelle : la majorité des logiciels de facturation sont conçus pour être simples et intuitifs, même pour les personnes qui ne possèdent pas de compétences avancées sur le sujet !
En règle générale, ces logiciels s’adressent à des utilisateurs novices, d’où l’importance que le logiciel soit simple à comprendre et à utiliser. En effet, l’objectif des logiciels de facturation, c’est surtout de permettre aux travailleurs indépendants de gérer eux-mêmes leurs devis et factures, sans avoir à faire appel à un comptable ou à un expert-comptable.
Les logiciels de facturation et leurs services
1- La création et la personnalisation des devis et factures
Il s’agit là de la fonctionnalité de base ! Les meilleurs logiciels de facturation parmi lesquels figure Indy permettent de créer des factures claires, complètes et totalement conformes à la loi. Vos documents sont automatiquement numérotés, datés et contiennent toutes les mentions obligatoires (l’identité du client et du vendeur, la date de la facture, le montant HT et TTC, les conditions de paiement…). Vous pouvez même, si vous le souhaitez, personnaliser vos factures avec votre logo et les couleurs de votre entreprise.
2- La transformation automatique des devis en factures
Certains logiciels de facturation permettent de créer des devis, de les envoyer directement aux clients et, une fois acceptés, de les convertir en factures sans ressaisie manuelle. Cela vous permet de passer moins de temps à dupliquer les informations, de limiter les erreurs de saisie et de bénéficier d’un suivi de facturation clair.
3- Le suivi des paiements
Une fois la facture envoyée, le travail n’est pas terminé ! En effet, vous devez vous assurer que celle-ci soit réglée dans les délais, auquel cas une relance pour facture impayée sera nécessaire. Le logiciel de facturation vous aide ainsi à suivre les paiements et à réagir rapidement en cas de retard voire d’absence totale de paiement.
4- La gestion de la TVA
La réglementation en matière de facturation évolue régulièrement. Utiliser un logiciel de facturation vous permet de rester à jour et de suivre chaque évolution dans le détail. Par exemple, en vue du prochain passage à la facturation électronique, il semble préférable pour vous de vous tourner vers un logiciel de facturation adapté afin de vous préparer sereinement à cette transition et d’éviter toute non-conformité.
5- Le suivi client
Un logiciel de facturation n’est pas seulement un outil administratif : il centralise également toutes les informations liées à vos clients (fiches clients avec historique des factures, etc.). Une bonne base de données peut vous permettre notamment de personnaliser vos offres et d’adapter votre communication.
6- L’archivage des documents
Enfin, un bon logiciel de facturation vous permet de centraliser tous vos devis et factures au sein d’un seul et même outil. Terminé les piles de paperasse et les classeurs remplis, vos documents sont sauvegardés, sécurisés et accessibles depuis n’importe quel appareil connecté.
Les avantages de ce type de logiciel
Utiliser ce type de logiciel confère plusieurs avantages, à savoir principalement :
- Plus de sécurité et de conformité : en utilisant un logiciel de facturation, vous vous assurez que vos factures respectent les exigences légales et vous limitez donc les risques de sanctions en cas de contrôle fiscal ;
- Un meilleur professionnalisme : un devis ou une facture propre, comprenant votre logo ainsi que des informations correctes et bien présentées renforce la crédibilité de votre entreprise aux yeux des clients ;
- Un gain de temps : terminé les tableurs manuels et les documents Word à adapter à chaque client, vous pouvez désormais créer, envoyer et suivre une facture en quelques clics ;
- Une meilleure gestion financière : grâce au suivi automatique des factures et des paiements reçus ou en attente, vous avez une meilleure visibilité sur vos revenus, vos impayés et vos échéances ;
- L’adaptabilité : certains logiciels proposent des versions gratuites à petits prix et des versions payantes comprenant des fonctionnalités avancées. C’est notamment le cas d’Indy qui propose dans sa formule payante le pré-remplissage des documents comptables et des déclarations fiscales.
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