L’assemblée générale d’une entreprise est un moment important pour cette dernière. En effet, elle permet de réunir les actionnaires, dirigeants et associés d’une société pour établir les décisions à prendre la concernant. Pour prendre ces décisions, on utilise généralement le vote.
Elle peut aussi permettre de revenir sur les temps forts de l’année, et partager les projets prévus. Sachez que pour réussir parfaitement ce moment, il existe des outils à utiliser en entreprise pour des assemblées générales qui sont très utiles. On vous explique tout dans cet article.
Quels sont les outils indispensables pour une assemblée générale ?
Pour le bon déroulement de votre réunion annuelle, il existe des outils que vous pouvez utiliser pour vous aider. Tout d’abord, pour le vote. Bien que pratique et économique, elle requiert beaucoup de coordination. Pour vous enlever un poids lors du vote, découvrez les boitiers de vote I-Pericles. Ces boîtiers électroniques vous aideront grandement tout au long de votre réunion, avec des résultats en temps réel, par exemple.
Bien organiser le vote est l’une des étapes les plus importantes, mais elle demande beaucoup d’organisation et peut-être parfois compliquée. Notamment depuis le développement de la visioconférence, qui permet de suivre le déroulement à distance.
Ensuite, vous devez prévoir les outils pour l’assistant qui rédige le Procès Verbal. Si vous préférez les méthodes traditionnelles, pensez à des stylos, du papier et de quoi corriger proprement les ratures. En revanche, si vous préférez les méthodes digitales, prévoyez un ordinateur portable, avec un chargeur si besoin.
Pour continuer, vous devez considérer la visioconférence, pour les associés et collaborateurs qui ne peuvent pas se déplacer. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un dispositif de vidéo, un logiciel ou une application adaptée ainsi que d’un micro, dans le cas de déplacements notamment. Pour les personnes à distance, prévoyez également un logiciel de vote numérique, afin qu’ils puissent participer à la prise de décision.
Au cas où vous souhaiteriez projeter une présentation PowerPoint, vous aurez besoin d’un vidéoprojecteur et d’un ordinateur. Le micro peut être utile aussi si beaucoup de personnes sont présentes.
Pour finir, vous devrez considérer le support de lecture à imprimer pour chaque membre de l’assemblée générale et l’urne pour les votes, si vous n’utilisez pas de système connecté. Vous pouvez emprunter celle-ci en mairie si besoin.
Comment organiser un tel rassemblement ?
Outre les outils à utiliser en entreprise pour des assemblées générales, vous devez organiser cet événement en amont, car différentes étapes sont à prendre en considération.
Tout d’abord, il faut prévoir les invitations. Ces convocations doivent répondre à différents critères. Par exemple, en fonction de la taille de votre entreprise, le délai minimum d’envoi est différent. Ensuite, elles doivent contenir au minimum la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle peut être envoyée par lettre simple, recommandée ou par voie électronique. Si vous êtes une SARL, une lettre recommandée est obligatoire pour l’envoi de la convocation.
Ensuite, vous devez fixer l’ordre du jour. Ce dernier doit être joint aux convocations, et est essentiel. En effet, il permet à chaque membre de connaître les questions abordées durant l’assemblée générale, ce qui permet de se préparer aux réponses. L’ordre du jour se fait sous la forme d’une liste chronologique des points à aborder dans la réunion.
Puis, vous devez présenter le procès-verbal de la dernière réunion. Pensez-y et organisez le nécessaire pour que cela se déroule dans les meilleures conditions.
Pour finir, notez qu’une preuve de présence est obligatoire. Pour les personnes présentes, on effectue un émargement avec une signature. Mais, pour les personnes ne pouvant pas se déplacer, vous devez penser à un système de signature au début de la visioconférence. Cela se fait, par exemple, grâce à une plateforme en ligne ou un vote.
Si vous êtes une entreprise de grande taille, pensez à faire appel à une entreprise extérieure si vous avez besoin de main d’œuvre. Vous pouvez entre autres demander à une entreprise d’hôtes et hôtesses de tenir un vestiaire pour une expérience plus confortable pour vos collaborateurs et associés. Sinon, pour l’émargement, ces hôtes et hôtesses peuvent aussi s’avérer utiles afin de limiter les files d’attente.
Dans tous les cas, retenez que l’aide d’outils à utiliser en entreprise pour des assemblées générales peut vous faire gagner un temps important. En effet, l’organisation est plus simple, et les étapes peuvent être correctement encadrées.
